Adobe Experience Manager (AEM) Forms

Die führende Plattform für formular- und dokumentenbasierte Prozesse

Sie wollen Formularprozesse digitalisieren, alle Endgeräte unterstützen, Unterschriften einbinden und compliant sein?

Dabei können wir Sie als der führende AEM Forms Partner in Deutschland unterstützen!

Denn erfolgreiche Unternehmen betrachten den Formularprozess als Wettbewerbsvorteil. Andere als notwendiges Übel.

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Ein Formularprozess beginnt in der Regel nicht mit dem Ausfüllen eines Formulars und endet auch nicht mit dem Ausdruck. Nutzer, also Ihre Kunden oder Mitarbeiter, erwarten heute eine integrierte Lösung. Diese sollte eine intuitive Oberfläche für die Verwaltung aller Formulare - mit Such- und Filterfunktion - bieten. Unterschiedliche Formularstandards wie HTML, responsive oder PDF-Formulare, eine Workflow Engine für die (Formular-)Datenverarbeitung, eine Lösung für die Erstellung einer Rückantwort an den Antragssteller (Massenoutput oder individuelle Korrespondenz) sowie diverse Dokumentendienste wie Konvertierung, digitale Unterschriften oder Dokumentenschutz sollten ebenso enthalten sein. Und das alles integriert mit einer führenden Online Marketing Lösung, als Baukasten verfügbar und individuell anpassbar. Kling gut? Klingt nach Adobe Experience Manager (AEM) Forms.

AEM Forms ist die vollumfängliche Plattform zur Erfassung, Verwaltung und Bearbeitung von Daten in Formularen und Dokumenten auf Basis verschiedener Formate, um interne sowie externe Prozesse erheblich effizienter und kundenorientierter zu gestalten und den Datenfluss zu optimieren.

Funktionsübersicht von AEM Forms

Adaptive Forms

Endgeräteübergreifende Formulare: Adaptive Forms ermöglichen die Erstellung von endgeräte-optimierten, responsiven HTML Formularen, die auf allen (mobilen) Devices optimal angezeigt werden. Anwendung findet diese Technologie: - bei endgeräteübergreifenden Formularprozessen (z.B. bei Versicherungen, Banken, Versorgern etc.) - als offline-fähige HTML Formulare in Verbindung mit der AEM Forms Workspace App für den Außendienst (Makler, Servicetechniker, etc.) - als zentraler und unternehmensweiter Formularstandard.

Formularportal

Zentrale Formularverwaltung: Das Formular Portal bietet die Möglichkeiten, Formulare zentral abzulegen, zu verwalten, versionieren, verschlagworten, suchen, veröffentlichen und auch wieder zu deaktivieren. Aus Sicht des Unternehmens ist das Formularportal die zentrale Oberfläche, um alle Formulare (PDF, HTML, Adaptive Forms) an einer Stelle zentral zu verwalten. Für Kunden und Mitarbeiter ist das Formularportal die zentrale Anlaufstelle für das Finden von Formularen und Anstoßen von Formularprozessen.

Forms

Formularbestandteile zentral verwalten: Die Forms Lösung ermöglicht die real-time Erzeugung von Formularen aus einer Formularvorlage. Dabei können wiederkehrende Formularbestandteile wie bspw. Kopf- oder Fusszeile als sogenannte Fragmente zentral zugesteuert werden. Änderungen an Formularfragmenten können zentral vorgenommen werden und vererbenen sich dabei auf alle referenzierten Formulare. Banken und Versicherungen haben zum Teil 1000e von Formularen im Einsatz. Änderungen der Fusszeile, bspw. beim Wechsel in der Vorstandschaft, müssen bei der Verwendung von Fragmenten nur einmal erfolgen. Über Forms lassen sich auch Daten in Formularen extrahieren und direkt in das Kernsystem des Unternehmens übertragen. Dadurch reduziert sich der Verarbeitungsaufwand bei formularbasierten Geschäfts- und Verwaltungsprozessen erheblich.

Reader Extensions

Formulare erweitern: Mit den Reader Extensions lassen sich Nutzungsrechte direkt in eine Adobe PDF-Datei einbetten. Diese Rechte aktivieren Funktionen im Adobe Reader, sodass Endanwender Adobe PDF-Formulare aufrufen und mit ihnen interagieren können: Vorbefüllen mit Daten, Hinzufügen und Speichern von Anmerkungen, Einfügen digitaler Signaturen, dynamisches Einbetten von Daten in Barcodes, Nutzung von Webservices, etc. Die Reader Extensions erweiteren somit dokumenten- und formularbasierte Prozesse über die Organisationsgrenzen hinaus. Dadurch lassen sich die Interaktion mit Kunden, Partnern, Bürgern und Kollegen verbessern sowie der Nutzwert der Kernanwendungen steigern.

PDF Generator

PDFs generieren: Der PDF Generator ermöglicht die serverseitige Umwandlung unterschiedlichster Dateitypen (MS Office, Open Office, Bilddateien u.v.m.) in PDF oder PDF/A Formate sowie anders herum.

Output

Dokumentenoutput steuern: Der Output Service kann PDF/A Dokumente erzeugen, XML Daten mit einer Vorlage zusammenführen und den generierten Output über Druck, E-Mail oder PDF steuern.

Digital Signatures

Dokumente digital signieren: Der Digital Signatures Service dient der Validierung und Aufbringung von Signaturen über den AEM Forms Server. Durch die Integration elektronischer Signaturen lassen sich wichtige Geschäftsabläufe automatisieren. Der Einsatz digitaler Unterschriften in einer Server-Umgebung ermöglicht Unternehmen und Organisationen die Umstellung papierbasierter Abläufe auf automatisierte Online-Prozesse. Die Echtheit und Integrität der Daten werden gewahrt; gleichzeitig lassen sich gesetzliche Auflagen effektiver einhalten, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit steigern.

Process Management

Geschäftsprozesse digitalisieren: Unternehmen können ihre Effizienz steigern, indem sie mit Einsatz von Process Management wichtige Geschäfts- und Verwaltungsprozesse automatisieren und transparenter gestalten. Diese Lösung integriert Anwender, Systeme, Inhalte und Verfahrensregeln in optimierten, durchgängigen Workflows, auf die alle Beteiligten online oder offline über eine intuitive Benutzeroberfläche zugreifen können. Entwickler modellieren ein visuelles Prozessdiagramm und konfigurieren anschließend die Prozessschritte. Durch die Definition von Datenmodell, Formularen, Weiterleitungs- und Eskalationsregeln erstellen sie die Interaktionen mit den Anwendern. Für das Ausführen von Workflows stehen Anwendern stehen eine HTML-basierende Verwaltungsoberfläche für Desktop PCS sowie eine App für Android und iOS zur Verfügung.

Document Rights Management (DRM)

Dokumente schützen: Mit Rights Management lassen sich PDF und Microsoft Office Dokumente verschlüsseln und mit beständigen, dynamischen Rechten versehen, die die Vertraulichkeit der Inhalte wahren und ihre Verfügbarkeit und Verwendung kontrollieren. Sämtliche Aktionen auf Seiten der Empfänger können lückenlos protokolliert werden, so dass sich die Nutzung vertraulicher Informationen genau überwachen lässt. Diese fest in den Dokumenten verankerten Rechte sind ein grundlegender Aspekt jeder Strategie, die auf effektive Datenverwaltung und Prävention von Datenverlusten abzielt. Wichtige Informationen werden geschützt, Interaktionen mit Daten erfolgen nur auf Basis von präzise definierten Berechtigungen. Der versehentliche oder mutwillige Missbrauch vertraulicher Dokumente wird erfolgreich verhindert.

AEM Forms aus zwei Perspektiven: Business und IT

Business Sicht

  • Digitale Antragsprozesse sind günstiger
  • Kunden erwarten heute Self-Service
  • Kunden erwarten heute nahtlose Interaktionen mit Ihren Marken
 

Developer Sicht

  • Entwickeln mit AEM Forms und modernen Webtechnologien wie HTML5, CSS, Less/Sass, JavaScript, jQuery, etc.
  • Beschreibung von Frontend, Backend, Schnittstellen und Dokumentendiensten

Unsere Leistungen

Schulungen

Wir bieten Ihnen unterschiedliche Schulungen in der Welt der Adobe Formulare und Formularprozesse. Von Formularentwicklung und Formularerstellung (von PDF und responsive nHTML Formularen), über Workflows zu Dokumentendiensten. Falls eine Standardschulung nicht zu Ihrem Anwendungsfall passt, können wir auch gerne individuelle Workshops durchführen.

Schulungen
Implementierung

Das Projektgeschäft ist unsere Leidenschaft. Dabei machen wir keinen "Dienst nach Vorschrift", sondern wollen zuerst die Problemstellung und Ihren Use Cases exakt erfassen. Denn erst auf dieser Basis kann man eine für Sie passende Lösung erarbeiten, gerne auch unter Einsatz von Techniken wie Design Thinking. Um die Umsetzung Ihrer Projekte kümmern sich unsere Experten

Implementierung
Weiterentwicklung & Support

Das Projekt wurde erfolgreich abgeschlossen. Ihre Kunden nutzen die Applikation bereits rege und Sie können die ersten Erfolge verzeichnen. Das ist der richtige Zeitpunkt, sich nicht auf den Lorbeeren auszuruhen, sondern das Backlog mit neuen Ideen zu füllen. Denn nach dem Go-Live sollte eine Website oder Webanwendung in den Maintenance Modus gehen. Dazu gehören die Umsetzung neuer Funktionalitäten, Verbesserungen und Unterstützung neuer Browser Versionen.

Weiterentwicklung & Support
Lizenzberatung

Wir beraten bei Lizensierungsfragen, bieten unseren Kunden 1st Level Support für AEM und sind Ihr direkter Ansprechpartner in allen Fragen rund um die AEM Plattform.

Use Cases unserer Kunden - ist Ihrer dabei?

  • Der technische Außendienst arbeitet mit Tablets und die Servicetechniker haben alles digital dabei: Formulare, Signaturen, Montageanleitungen, Serviceprotokolle
  • Banken digitalisieren ihre Antragsprozesse, sodass Kunden online Verträge abschließen können
  • Versicherungen digitalisieren und automatisieren alle Formularprozesse und arbeiten mit strukturierten Daten
  • Industrieunternehmen verwalten alle weltweiten Formulare zentral in einem Portal. Mitarbeiter können direkt aus dem Portal Geschäftsprozesse (Projektantrag, Personalantrag, etc.) anstoßen
  • Kunden aus der Automobilindustrie schützen sensible Dokumente wie Quartalsberichte, Baupläne oder Personalplanungen
  • Universitäten bilden medienbruchfreie Verwaltungsprozesse ab
  • Pharmaunternehmen verwenden revisionssichere Adobe PDF-Formulare als Formularstandard
  • Forschungsunternehmen optimieren und digitalisieren Verwaltungsabläufe mit AEM Forms

 

Ist Ihre Digitalisierungsidee dabei?